„Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das kostbarste stehlen: Die Zeit.“ – Napoleon
Es gibt unzählige Zeitmanagement-Ratgeber. Die allermeisten von ihnen proklamieren Techniken wie
- Die Eisenhower-Matrix
- Getting Things Done
- Eat That Frog
- Die Zwei-Minuten-Regel
- Die 80/20-Regel
- Time Blocking
- Die Pomodoro-Technik
um nur einige zu nennen. Sind diese Techniken sinnvoll? Kommt drauf an. Allgemeingültig kann man das sicherlich nicht beantworten.
Zeitmanagement-Techniken bergen das Risiko, noch mehr in der gleichen oder sogar weniger Zeit schaffen zu wollen oder abarbeiten zu müssen. Stress ist dadurch auf kurz oder lang programmiert und tut dem Anwender nicht gut. Wer zu viel auf einmal erledigen soll, dem helfen die vielen schlauen Strategien und Techniken nicht weiter. Was derjenige dann braucht, ist mehr Zeit oder weniger Aufgaben.
Mehr Zeit? Ein Tag hat 24 Stunden. Mehr Zeit geht nicht, oder? Rein physikalisch nicht. Doch man kann sich zusätzliche freie Zeit bzw. Freizeit schaffen, indem man eben weniger Aufgaben bearbeitet. Und wie geht das?
Durch kluges und sinnvolles Delegieren. Etliche Management- und Führungskräfte-Ratgeber propagieren das Delegieren von Aufgaben. Führungskräfte sollten dieses wichtige und wirkungsvolle Führungsinstrument nutzen, um dadurch mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zu haben.
Sei die Führungskraft in Deinem Leben und delegiere bestimmte Aufgaben und schaffe Dir so mehr Freizeit. Was im beruflichen Kontext geht, kann auch im privaten Bereich gut funktionieren. Wie das ganz einfach geht und was es dafür braucht, wurde bereits in einem LinkedIn-Post kurz dargestellt.
Notieren, priorisieren, delegieren, Zeit gewinnen
Am Anfang steht immer, sich eine Liste zu machen oder eine Matrix anzulegen. Hier kann tatsächlich die Eisenhower-Matrix dazu dienen, die Aufgaben zu identifizieren, die delegiert werden können bzw. sollten. Die Matrix kann in vier Quadranten aufgeteilt werden. Die oberen zwei Quadranten sind die wichtigen Aufgaben, die entweder dringlich oder nicht dringlich sind. Die unteren zwei Quadranten sind die Aufgaben, die nicht wichtig sind und entweder dringlich oder nicht dringlich sind.
Die wichtigen Aufgaben stehen daher immer oben und sollten in der Regel immer von Dir selbst erledigt werden – zumindest die wichtigen dringlichen Aufgaben. Bei den wichtigen, aber weniger dringlichen Aufgaben ist es gut möglich, dass sie delegiert werden können. Das musst Du selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist. Nicht oder weniger wichtige aber dringliche Aufgaben, können meist sehr gut delegiert werden. Nicht wichtige und nicht dringliche Aufgaben landen lt. Eisenhower im Papierkorb. Aber auch hier gilt: Du entscheidest. Im Zweifel delegierst Du die Aufgabe, bevor sie im Mülleimer landet.
Doch welche Aufgaben kannst Du sinnvollerweise im privaten Bereich delegieren? Es können zum Beispiel Rechercheaufgaben problemlos delegiert werden. Wenn Du ein Hotel in London für einen Wochenendtrip suchst, kann ein Dienstleister wie Agent CS diese Aufgabe übernehmen. Was der Dienstleister wissen muss, lässt sich anhand der W-Fragen schnell herausfinden.
- Was? Art des Hotels – Grandhotel, Boutique-Hotel, Design-Hotel…
- Wann? Das genaue Reisedatum.
- Wo? Citynähe, etwas außerhalb aber kurzer Fußweg zur U-Bahn…
- Wer? Wie viele Personen reisen.
- Wie viele? Zimmeranzahl.
- Welche? Zimmerkategorie >>> Standard-Doppelzimmer, Junior Suite, Familienzimmer…
- Wie viel? Dein Budget – was darf es kosten?
- Was sonst? Lage des/der Zimmer/s im Hotel (Stockwerk, nicht direkt neben einem Fahrstuhl)…
Der Erfolg des Delegierens hängt immer auch von Deinem Briefing ab. Die W-Fragen sind dafür sehr dienlich. Fünf Minuten Briefing können eine Stunde Zeit oder noch länger sparen…
Wir haben nicht zu wenig Zeit, wir vergeuden sie nur viel zu oft
Und genau da liegt das Problem. Nicht nur im Privaten, sondern auch oftmals im geschäftlichen Bereich. 👉 Der Irrglaube, dass man „das mal besser eben schnell“ selbst erledigt, ist weit verbreitet. Na klar, wenn es schnell geht und nur einmal im Schaltjahr vorkommt, ist das in Ordnung. Doch bei vielen Führungskräften wiederholt sich das wie eine Schallplatte mit Sprung. Und dann kommen sie nicht zu ihren wichtigen Aufgaben sondern verzetteln sich – im wahrsten Sinne des Wortes – mit Kleinkram, der eigentlich Aufgabe der Mitarbeitenden ist.
Und im Privaten ist das nicht anders. Auch hier werden Aufgaben übernommen, zu denen man eigentlich keine Zeit oder keine Lust hat und trotzdem Ja sagt, aber nein meint. Oder es werden Aufgaben selbst in Angriff genommen, für die einem das Wissen fehlt, aber man ja schließlich mit seinen Aufgaben wächst. Und dann ist das ja schließlich ok! Und wer bleibt am Ende auf der Strecke?
Egal ob Business oder Privat: Delegieren kann man Vieles und es schafft enorme Freiräume. Hier sind einige Aufgaben aus dem privaten und geschäftlichen Bereich, die unsere Kunden aktuell an uns delegiert haben:
- Individuelle Reise eines Ehepaares nach Dubai über Silvester organisieren
- Handwerker finden, der eine Heizungswartung durchführt und einen defekten Wärmemengenzähler überprüft
- Zusammenstellung einer Reiseroute durch die westlichen USA
- Teamevent als Weihnachtsfeier organisieren
- Katamaran in Südafrika chartern für einen Kunden der zurzeit dort ist
- Restaurantreservierung in Timmendorfer Strand am 2. Weihnachtstag
- Unterstützung eines ukrainischen Mitarbeiters bzgl. der Anerkennung der Eheschließung in Deutschland
- Rückzugsort für eine Malerin für eine kreative Auszeit finden
Je nach Aufgabenstellung sparen wir unseren Kunden – das sind Privatkunden und Unternehmen – viele Stunden Zeit und Stress.
Dieser Blogartikel soll mit einem weiteren Zitat schließen.
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – Lucius Annaeus Seneca
Das Zitat wird immer wieder gerne gewählt, wenn es um „zu wenig Zeit“ geht. Doch ist es heutzutage eher so: es geht nicht darum, dass wir zu viel Zeit nicht nutzen, sondern dass wir sie falsch nutzen bzw. mit irgendetwas Sinnbefreitem vergeuden. Wir bestehlen uns quasi selbst, um uns dann zu beklagen, dass wir zu wenig Zeit haben.
In diesem Sinne: Utere tempus sapienter.
Dieser Artikel nutzt aus Einfachheitsgründen immer die männliche Form, es sind aber stehts alle Geschlechter gemeint.