„Ich wünschte, ich hätte nicht so viel gearbeitet.“ Dieser Satz stammt aus Bronnie Wares Buch Fünf Dinge, die Sterbende am meisten bedauern (z.B. bei Hugendubel erhältlich). Die Autorin schreibt darüber, wie ein gut verdienender Mann, John, darüber spricht, wie ihn seine Frau dazu überredet, endlich in Rente zu gehen. Als er nach vielen Diskussionen endlich einwilligt, blüht seine Frau Margaret auf und beginnt eifrig mit den Planungen. All die Reisen, die sie all die Jahre zusammen machen wollten, werden nun geplant. Doch zu den Reisen kommt es nicht mehr, denn Margaret erkrankt und stirbt. … „Natürlich habe ich meine Arbeit geliebt,“ sagt John, als Bronnie Ware seine Pflegerin wird, „aber wofür? Das wirklich Wichtige – meine geliebte Margaret – habe ich aus den Augen verloren.“ Auch John bereut, dass er zu viel darauf gab, was sein Umfeld von ihm dachte, dass er zu viel auf seine Karriere gab. „Alle Männer, die ich gepflegt habe, haben das gesagt.“ sagt Bronnie Ware. „Fast alle haben zu viel gearbeitet und zu wenig gelebt – weil sie Angst hatten, nicht genug Geld zu verdienen, oder ihrer Karriere wegen.“ (Auszug aus o.g. Buch).

Dieser Fall offenbart ein Grundproblem. Viele Menschen – nicht nur Männer, auch Frauen – arbeiten zu viel. Oder sie arbeiten einfach falsch. Sir Richard Branson – einer der erfolgreichsten und bekanntesten Unternehmer der Welt – sagt, dass er bereits in seinen jungen Jahren als Gründer gelernt hat, Aufgaben zu delegieren und wie positiv sich für ihn dies bemerkbar gemacht hat. Durch das Delegieren hat er für sich eine perfekte Lebensbalance und Worklife-Balance gefunden. Er hatte mehr Zeit für sich, mehr Zeit für seine Familie und hat damit auch seine Gesundheit besser schonen können. Mit dieser Meinung steht Richard Branson aber nicht alleine da. Es gibt viele sehr erfolgreiche Unternehmer, die sagen, dass ein ganz wichtiger Erfolgsfaktor die Kunst ist, geschickt delegieren zu können. (Quelle: www.gruender.de).

David Rockefeller, Enkel des legendären John D. Rockefeller, verfolgte ebenfalls die Strategie des klugen Delegierens: „Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderes für einen erledigen kann.“ Sicherlich hatte er bereits die einen oder andeen Privilegien mit in die Wiege gelegt bekommen. Doch trug seine Vorliebe fürs Delegieren sicherlich dazu bei, dass er die Chase Manhattan Bank wirtschaftlich auf einen sehr erfolgreichen Kurs brachte. Und vielleicht auch, dass er knapp 102 Jahre alt wurde. Siehe Anmerkung oben von Sir Richard Branson zu Delegieren und Gesundheit.

WIE DELEGIERE ICH ERFOLGREICH?

Klug zu delegieren können sich nicht nur wohlhabende Menschen erlauben bzw. leisten. Doch es ist unablässig, Aufgaben und To do-Listen abzugeben, wenn man erfolgreich sein will. Und dabei bezieht sich erfolgreich sein nicht ausschließlich aufs Business und den wirtschaftlichen Erfolg. Richard Branson hat es treffend vorgemacht: Mehr Zeit für sich, seine Familie, seine Gesundheit – auch das ist Erfolg.
Doch wie delegiert man denn richtig? Unsere Empfehlung lautet: Die Aufgaben, die zu den eigenen Kernkompetenzen gehören, erledigt man selbst. Ein Insolvenzverwalter zum Beispiel übernimmt mit seinem juristischen Know-how – seine Kernkompetenz – das Insolvenzverfahren. Doch die Organisation der Geschäftsreisen zum insolventen Betrieb übernimmt die Assistentin. Klingt logisch? Ist es aber oftmals nicht. Wir haben bereits von vielen Beispielen aus verschiedenen Vertriebsabteilungen diverser Unternehmen gehört, dass die Verkäufer ihre Reisen Zeit fressend selbst buchen. Was für eine Ressourcen- und Geldverschwendung. Mit einem Vertriebsinnendienst-Concierge wäre diese Verschwendung schnell passé.

Erstellen Sie Ihre „Not to do“-Liste

Machen Sie sich also eine Liste. Schreiben Sie auf, was Ihre Kernkompetenzen sind. Diese erledigen selbst. Diese kommen in die Spalte „Muss ich selbst machen“. Notieren Sie zusätzlich die Aufgaben, die sonst noch täglich oder mehrmals in der Woche oder im Monat anfallen. Unterteilen Sie diese in „Sollte ich nicht selbst erledigen“ und „Darf ich auf keinen Fall selbst erledigen“. Eine „Sollte ich nicht selbst erledigen“-Aufgabe ist z.B. solch eine, die weniger als 3 Minuten beansprucht. Schnell eine Restaurantreservierung machen oder eine Überweisung tätigen. Das kann (!) man „mal“ kurz dazwischenschieben, ist aber „eigentlich“ nicht sinnvoll. Manchmal macht es aber durchaus Sinn, dass Dinge, die eine gewisse Erklärungslänge haben, schnell selbst erledigt werden können. Aber Achtung: das darf nicht zum Regelfall werden und kann auch nach hinten losgehen, wenn z.B. im Lieblingsrestaurant das Telefon ständig besetzt ist oder alle Tische ausgebucht sind. Oder wenn es eine schnell zu erledigende, aber immer wiederkehrende Aufgabe ist. Dann erklärt man sie lieber einmal der Assistentin, anstatt die Aufgabe fünfzig Mal im Jahr selbst zu machen. Fünfzig mal drei Minuten sind auch zweieinhalb Stunden…Was sind „Darf ich auf keinen Fall selbst erledigen Aufgaben“? Sie können es sich denken. Aufgaben, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören UND die lange dauern. Beispiele:

• Passendes Hotelzimmer zur Messezeit suchen und buchen
• Informationen über einen Wunschkunden recherchieren
• Eine Off-Location für ein Team-Meeting suchen

Dies sind nur einige Beispiele. Doch jeder hat seine individuellen Zeitfresser, die eliminiert werden können. Dadurch kann ein hoher Zeitgewinn entstehen. Den man dann fürs Geschäftliche oder das Privatleben nutzen kann.

To do-Listen abarbeiten und Aufgaben delegieren führen dazu, dass Sie sich nicht verzetteln. Denn bei vielen Führungskräften und Selbstständigen ist es so, dass sie unter dem „Imposter-Syndrom“  leiden. Man macht und tut – und am Ende des Tages hat man das Gefühl, nichts wirklich erledigt zu haben. Diese Selbstzweifel können der Beginn einer negativen Abwärtsspirale sein. Aufgabenlisten helfen dagegen. Denn das Abarbeiten und Abhaken von Aufgaben führt dazu, dass sofort erkennbar ist, was man am Tag geschafft hat. Wenn Sie schwarz auf weiß sehen, was Sie geschafft haben, ist das etwas ganz Anderes, als zu glauben, man habe nichts erledigt. Diese sichtbaren Erfolge können dann dazu führen, dass Sie mit einer besseren Motivation an die Arbeit gehen. Und dann alleine dadurch weitere Erfolge erzielen und sich Gedanken machen, wie Sie die Erledigung Ihrer Aufgaben optimieren können. Durch kluges Delegieren zum Beispiel…

Mit „micro habits“ zum Erfolg

Micro habits oder tiny habits sind kleine Gewohnheiten. Mit diesen kleinen Gewohnheiten, so der US-amerikanische Verhaltensforscher B.J. Fogg, ist es einfacher bzw. weniger zum Scheitern verurteilt, Dinge zu verändern bzw. zu etablieren. Ein ganz einfaches Beispiel ist folgendes: Wenn Sie 90 Minuten gearbeitet haben, machen Sie fünf Kniebeugen. Wenn Sie in den vergangenen Jahren keine Kniebeugen gemacht haben, wird es Ihnen bei den ersten Malen komisch vorkommen. Doch schon nach wenigen Tagen, haben Sie diese kleine Angewohnheit verinnerlicht und wissen, dass Sie Ihnen gut tut, da sie Ihre Muskulatur stärkt und Sie zusätzlich Kalorien verbrennen (der Oberschenkelmuskel ist der größte Muskel im Körper). Und vielleicht verknüpfen Sie die Kniebeugen mit „ein Glas Wasser trinken“. Das ist dann gut für Ihren Flüssigkeitshaushalt in Ihrem Körper. Nach kurzer Zeit haben Sie die neue/n Gewohnheit/en verinnerlicht und machen sie intuitiv, z.B. auch am Wochenende, wenn Sie gar nicht – oder nicht so viel bzw. so lange – arbeiten.

Im Beruflichen können Sie z.B. damit anfangen, dass Sie nach der Mittagspause einen neuen interessanten Kontakt in den Sozialen Medien anschreiben. Oder einen Vertriebsanruf machen.

Was das Delegieren angeht, so können Sie hier auch hervorragend neue Gewohnheiten einführen. Schauen Sie sich Ihre täglichen Aufgaben an. Welche Tätigkeiten sind dabei, die Sie delegieren können? Es gibt bestimmt welche. Manche fallen Ihnen vielleicht noch nicht sofort auf oder Sie denken: „Das kann ich doch nicht jemand anderes erledigen lassen.“ Und wenn Sie keine täglich wiederkehrenden Aufgaben haben, die nicht Ihre Kernkompetenz erfordern, so vielleicht regelmäßige Aufgaben – wöchentliche oder monatliche. Schauen Sie genau hin und denken Sie an Richard Branson oder David Rockefeller. Branson ist Selfmade-Milliadär – ohne Schulabschluss. Und lesen Sie nochmals seine Aussage: Durch das Delegieren hatte er mehr Zeit für sich, mehr Zeit für seine Familie und hat damit auch seine Gesundheit besser schonen können.

Ist doch logisch. Entweder haben Sie weniger zu tun, wenn Sie Aufgaben delegieren – also mehr Zeit. Oder Sie schaffen mehr. 1+1=2. So handeln Unternehmer. Sie suchen sich immer Menschen, die Ihnen Arbeit abnehmen, damit sie sich auf die essentiellen unternehmerischen Dinge fokussieren können. Oder glauben Sie, dass Steve Jobs sich um die Erfindung des iPhone hätte kümmern können, wenn er Buchhaltung, Vertrieb und Reisebuchungen selbst gemacht hätte…?

Wenn Sie sich beispielsweise schwer damit tun, regelmäßig Ihre Social Media-Profile zu nutzen, News zu posten oder Kontaktanfragen zu versenden, fragen Sie sich: „Muss ich das selbst machen?“ Oder Ihre regelmäßigen Blogartikel. Ideenfindung, Inspirationen, recherchieren, schreiben – alles zeitaufwändig. Wer kann das besser und schneller für Sie tun? Denken Sie an die micro habits: „jeden Tag oder jedes Mal wenn…, dann mache ich…“. „Jedes Mal, wenn ich einen Blogartikel schreiben möchte, dann delegiere ich das Recherchieren des Themas an einen Concierge Service.“

NEUROPLASTIZITÄT NUTZEN

Unter Neuroplastizität oder neuronaler Plastizität bezeichnet man die Eigenart oder Fähigkeit des Gehirns – genauer genommen von Synapsen, Nervenzellen oder Hirnarealen – sich zu verändern. Prof. Dr. Gerald Hüther, Neurobiologe und ehemaliger Leiter der Abteilung für Neurobiologische Grundlagenforschung an der Psychiatrischen Klinik der Universität Göttingen sagt: „Wie die neueren Ergebnisse der Hirnforschung zeigen, werden Erfahrungen immer gleichzeitig auf der kognitiven, auf der emotionalen und auf der körperlichen Ebene in Form entsprechender Denk-, Gefühls- und körperlicher Reaktionsmuster verankert und aneinander gekoppelt.“ (Quelle: https://www.i-rm.org/neuroplastizitaet)

Was bedeutet das? Erfahrungen wirken sich dreifach aus: kognitiv (wahrnehmen, lernen, aufmerksam sein, Probleme lösen, kreativ sein etc.), emotional, körperlich. Was folgt daraus zum Thema Gewohnheiten ändern? Nach einer gewissen Zeit sind neue Gewohnheiten psychisch und physisch verankert. Sie sind dann eine „normale“ Gewohnheit. Manchmal kann man sich gar nicht mehr daran erinnern, wie die alte, vorherige Gewohnheit war. Ehemaligen Rauchern geht das zum Beispiel so. Sie konnten sich einst gar nicht vorstellen, jemals mit dem Rauchen aufzuhören. Zu schwierig. Und wenn sie sich dann irgendwann dazu durchgerungen hatten, war das Nichtrauchen irgendwann die neue Gewohnheit. Erst fiel es evtl. schwer, doch nach einer gewissen Zeit funktionierte es ohne Gedanken an eine Zigarette und ohne das vermeintliche körperliche Verlangen. Es gibt unzählige weitere Beispiele.

„Ich wünschte, ich hätte nicht so viel gearbeitet„… Sie als Leser*in dieses Blogs liegen nicht im Sterben. Und ich als Verfasser dieses Blogs auch nicht. Und ich habe auch nichts gegen viel Arbeit. Im Gegenteil. Ich arbeite gerne. Und am liebsten mit Köpfchen. Indem ich klug delegiere. Das tue ich nicht nur intern, sondern vor allem extern. Das Delegieren liegt in der DNA eines Concierge Services, ist zentraler Bestandteil der Dienstleistung. Und weil wir wissen, wie hilfreich und Gewinn generierend Delegieren sein kann, tun wir es. Wir delegieren viel an bzw. in unser Netzwerk. Hier gibt es etliche Partner, die bestimmte Dinge besser können als wir. Das wissen wir. Und dies kommt unseren Kunden zugute.

Informieren Sie sich darüber, wie auch Sie klug delegieren können.

Kontakt zu Ihrem Concierge Service

eMail: service@agent-cs.de
Telefon: 069 9450 7270