Die Frage, was ein Concierge-Service ist, wurde uns in den vergangenen Jahren immer wieder gestellt. In diesem Blogartikel erhalten Sie eine umfassende Antwort auf die Frage…
Als Jens und ich damals – im Oktober 2004 – in das Gewerbeamt eintraten, fragte man uns relativ emotionslos, ob man uns helfen könne.
Wir sagten: „Wir möchten ein Gewerbe anmelden.“
Rückfrage des Beamten: „Was für ein Gewerbe denn?“
Wir: „Einen Concierge-Service.“
Der Beamte: „Einen was?!?“
Genau. Was ist ein Concierge-Service? Diese Frage beantworten wir in Gesprächen seit fast 16 Jahren. Denn anders als in den USA oder Großbritannien sind Concierge- und Assistenzdienste in Deutschland immer noch weitgehend unbekannt.
Definition Concierge-Service von Agent CS
Unsere Definition lautet: Ein Concierge-Service ist eine Dienstleistung, die Menschen mehr Zeit und Freiräume für das für sie Wesentliche und Wichtige verschafft und dadurch Stress reduziert. Somit können sich die Nutzer dieser Dienstleistung besser auf die für sie essentiellen Tätigkeiten oder Aktivitäten konzentrieren, ohne das Dringliche außer Acht lassen zu müssen. Dabei ist es egal, in welchem Zusammenhang oder an welchem Ort der Service genutzt wird.
Ein Concierge-Service wird sowohl für private Angelegenheiten als auch für berufliche Tätigkeiten genutzt. Er wird beauftragt, wenn Menschen nicht wissen, wie bzw. woher sie eine bestimmte Dienstleistung oder ein Produkt beziehen können. Wenn es ihnen an Zeit mangelt. Oder wenn sie schlicht keine Lust haben, etwas selbst zu erledigen.
Multitasking führt zu schlechteren Ergebnissen
Durch die Nutzung eines Concierge-Services verschafft man sich mehr Zeit – quasi Parallelzeit. Das geht so: Eine zu erledigende Tätigkeit wird an einen Concierge-Service wie Agent CS delegiert. Die Zeit, die Sie für diese Tätigkeit – die Sie ja nun nicht selbst ausführen – gewinnen, können Sie für andere Tätigkeiten nutzen. Sie erledigen quasi zwei Dinge parallel. Deshalb nennen wir die Parallelzeit. Das ist Multitasking deluxe bzw. Multitasking, wie es wirklich funktioniert. Denn wer zu viele To dos auf seiner Liste hat, verzettelt sich schnell. Und das führt oftmals zu Stress bzw. schlechteren Ergebnissen. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass das Arbeiten an mehreren Dingen gleichzeitig und das permanente „abgelenkt sein“, die Qualität der Ergebnisse mindern.
Deshalb: Ein Concierge-Service kümmert sich um die wichtigen und dringenden Aufgaben, die Menschen im Beruflichen von ihren wesentlichen und Ertrag bringenden Aufgaben abhalten – also von ihren Kernkompetenzen – und im Privatleben darum, dass sie mehr Zeit für sich, ihre Familie und Freunde oder ihre Hobbys haben.
Persönliche Assistenz auf Abruf
Ein Concierge-Service ist somit wie eine persönliche Assistenz oder ein Privatsekretariat, das für mehrere Personen gleichzeitig tätig ist und nicht bei diesen vor Ort anwesend ist – also nicht im Vorzimmer oder Büro nebenan – sondern seinen eigenen festen Standort bzw. Unternehmenssitz hat und von dort aus die Dinge für die Kunden erledigt. Oftmals wird dafür auch der Begriff virtuelle persönliche Assistenz benutzt. Wir nennen es auch „Persönliche Assistenz auf Abruf“. Denn die Assistenz steht quasi immer bereit, auch wenn sie nicht vor Ort beim Kunden ist.
Die Annehmlichkeiten eines Concierge-Services werden aber auch genutzt, wenn es darum geht, Kontakt zu einer bestimmten Person oder einem Personenkreis zu bekommen. Die Kontaktliste der „dienstbaren Geister“ ist lang. Und selbst, wenn sie zu einer bestimmten Person oder Gruppe keinen direkten Kontakt haben, kennt der Concierge-Service jemanden, der einen Kontakt vermitteln kann. Dabei wird streng darauf geachtet, dass die Kontaktanbahnung rechtlich und moralisch einwandfrei ist. Das Vertrauen der zu kontaktierenden Person darf dabei nicht beschädigt werden.
Bei Wikipedia wird der ursprüngliche Begriff des Concierge thematisiert. Hier heißt es unter anderem:
Concierge, französisch: wurde in Frankreich ursprünglich der Torhüter oder Pförtner einer Burg genannt. Nachdem die Burgen ihre Wehrfunktion verloren hatten und als Gefängnisse dienten – auch auf Gefängniswärter.
Das ist interessant. Denn übersetzt man die Begriffe Torhüter oder Pförtner bildlich, so ist ein Concierge (Service) jemand bzw. ein Dienstleister, der Zugang verschaffen oder verwehren kann.
Ein Concierge-Service verfügt über ein internationales Netzwerk
Durch ein hervorragendes Netzwerk ist es dem
Assistenz-Service möglich, Zugang zu verschaffen und Eintritt bzw. Zutritt zu ermöglichen. Zu bestimmten Events oder – wie bereits oben erwähnt – Personenkreisen. Ein Concierge-Service ist somit auch ein Access Service. Ein Türöffner. Ein Möglichmacher. Deshalb heißt es auch oft im Zusammenhang mit Concierge-Dienstleistungen: Sie machen das Unmögliche möglich. Doch das stimmt nicht, denn sie machen das scheinbar (!) Unmögliche möglich. Aus Sicht des Nutzers bzw. Kunden ist es vielleicht unmöglich, da er sich das Netzwerk eines Concierges-Services gar nicht wirklich vorstellen kann. Doch für den Anbieter ist es sein Geschäftszweck und somit „normal“ bzw. möglich.
Der ebenfalls im Wikipedia-Eintrag erwähnte Begriff des Gefängniswärters ist hier ebenfalls interessant. Denn allen Menschen, die unter chronischem Zeitmangel leiden und in der Abwärtsspirale von zu wenig Zeit und zu viel Stress gefangen sind, kann der Concierge-Service helfen. Er kann – bildlich gesprochen – die Gefängnistür öffnen, und sich der Aufgaben, Anliegen und Wünsche der im Stress Gefangenen und zeitlich Getriebenen annehmen. Die müssen es nur zulassen, ihre Aufgaben herauslassen. Dazu ist oftmals ein „mind shift“ notwendig. Weg von „Nur ich alleine kann das gut erledigen“ hin zu „Ich vertraue anderen, dass sie das auch gut und in meinem Sinne für mich erledigen können“. Die Nutzung eines Concierge- oder Assistenz-Services ist also für den Kunden immer eine Art Befreiung. Von der limitierenden Ansicht „keiner kann das so wie ich“ zum offenen Mindset: „Ich vertraue, dass das andere ebenso hinbekommen wie ich.“
Make or buy? Einkaufen oder Selbermachen?
Ein Assistenz-Service kann vieles. Vor allem Organisieren, Inspirieren und Vermitteln. Einen Teil seiner Tätigkeiten kauft er allerdings ein bzw. delegiert selbst an Spezialisten weiter. Eintrittskarten für ausverkaufte Sportveranstaltungen oder Konzerte hat er nicht selbst in der Schreibtischschublade liegen. Bei Individual-Reisen, die besondere Kenntnisse erfordern, werden Spezialisten hinzugezogen. Ebenso bei bestimmten Luxus-Produkten, die wohlhabende Menschen schnell haben möchten, wird aufs bestehende Netzwerk zugegriffen. Ein Concierge-Service ist kein „Bauchladen“, der alles kann, und davon jeweils nur ein bisschen. Nein. Es handelt sich vielmehr um eine Dienstleistung, die viele Dinge selber recherchiert, plant und managt. Und die zusätzlich auf ein großes Netzwerk von Spezialisten zugreift und entsprechende Anbieter, Dienstleister und Produkte vermittelt.
Zusammenfassung
Ein Concierge-Service
- verschafft mehr Zeit – „Parallelzeit“,
- reduziert Stress,
- wird genutzt, wenn man selbst keine Lust hat, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen,
- wird in Anspruch genommen, wenn man bzgl. einer Aufgabe nicht vorankommt,
- öffnet Türen zu Netzwerken und Personen,
- unterstützt Menschen, sich im Beruflichen auf ihre Ertrag bringenden Aufgaben und Kernkompetenzen zu fokussieren,
- sorgt für mehr Freiräume im Privaten,
- ist die helfende Hand in jeder Lebenslage…